こんなお悩みにお応えします。
以前こんなツイートをしました。
メールについて今の上司に指摘されたことが本質的すぎて、すごい納得した。
— キッツ＠欧州駐在中ブロガー (@Kits_tmb) September 15, 2020
指摘内容は、メールで質問するときは、君のやりたいことが相手に分かるように書け。でした。
今はチャットのほうが早いけど、メールもまだ残ってるから、バカにはできないなー。
指摘してくれる人がいることに感謝#ブログ
今は職場でもチャットが使われるようになってきましたが、まだまだメールを使っている会社も多いと思います。
よく知った仲であれば、チャットで軽く聞けちゃいますが、会ったことない人にメールするときってなぜかちょっと怖いですよね。
しかし、テレワークで簡単に会話がしにくくなった今、テキストだけで正しく意図を伝える能力は、以前よりも重要性が高まってきています。
そこで今回は、仕事で伝わるメールを書くコツを３つ紹介していきます。
※行間を空けるとか、一文一義で書くとか、そういう話ではないですm(__)m
早速みていきましょう！
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仕事で伝わるメールを書くための５つのコツ【やりたいことを書く】
結論、以下の通りです。
・件名冒頭に【】でメールの意図を示す
・本文は「結論→理由→今後→結論」の順で書く
・「理由」で、「自分のやりたいこと」を書く
・相手が何を答えたらいいのか分かる形で聞く
・受け手の立場に立ち、最後に読み返す
件名冒頭に【】でメールの意図を示す
まず、件名の始めに【】を使って、そのメールの意図を示しましょう。
受け手がそのタイトルを見ただけで、何をすればいいのか瞬時に分かるからですね。
例えば、以下のようなものです。
・【依頼】
・【相談】
・【質問】
・【報告】
・【御礼】
・【共有】
包含関係にある用語もありますが、大事なことは受け取った相手が何をすればいいのかを一瞬で分かるようにすることです。
要するに、相手への気遣いですね。
明日からは、タイトル冒頭に【】を使って、そのメールの意図はなんなのかを加えてみましょう。
ポイント
タイトル冒頭に【】を入れて、相手にしてほしいことが一目で分かるようにする
本文は「結論→理由→今後→結論」で書く
タイトルで大まかな意図が分かるようにしたら、この順を守りながら本文を書きましょう。
シンプルに話を伝えるための型「PREP法」というやつです。（詳細はググってみてください！）
本来は「今後」ではなく「具体例」なのですが、メールだと具体例を出さなくても理由だけで伝わる場面も多いからです。
「具体例」を、質問に答えてもらった後のプロセスにすると、読み手は状況を理解しやすくなります。
流れとしては、こんな感じ
まず「結論」で、依頼内容や共有したいことを１文で書く
次に「理由」で、メールを書いた背景を書く
そして「今後」で、質問に答えてもらった後のアクションや予定を書く
最後に、もう一度「結論」で依頼内容や共有したいことを書いたら「以上、よろしくお願い致します」
この型を意識して書くだけで、文章は見違えるほど見やすくなるので、是非明日から使ってみてください！
ポイント
メールは、結論→理由→今後→結論の順番で書く
「理由」で、「自分のやりたいこと」を書く
さて、ここからが本題です。
前述した順番のうち「理由」では、単純な理由だけではなく、自分がやりたいことを書きましょう。
理由は
・必要な情報を１発で貰える
・相手がアドバイスや別のアイデアを考えてくれたりする
・回答をもらったその先まで理解できる
例えば
✖︎ 〜という計算がしたいので、〜の数値を教えてください。
○ 〜と〜の相関関係を明らかにしたいので、〜の数値を教えてください。
こう書けば、相手がメールの意図を理解し、必要な情報を一回で出してくれやすくなります。
さらに、「それがしたいんならこっちのデータの方がいいんじゃない？」と、別のアイデアをくれたり、扱いやすいようにデータを加工してくれたりします。
なので、「理由」では、自分のやりたいことを書くようにすると良いです。
ポイント
メールを書く時は、自分のやりたいことも一緒に書く。
ちなみに、上司からの指摘はこんな感じでした。
参考
「さっきのメールだけどさ。この書き方だと、キッツ君が何をしたいのかが分からないよ。
これだと、受け手は何の情報を出せばいいのかはっきりわからなくて、聞かれたことにただ答えることになるじゃん。
そうしたら、欲しい答えが一回で帰ってこない確率が上がって、またやりとりしなきゃいけなくなるでしょ。
時間の無駄だから、１回のやりとりで必要な情報を貰えるように書かなきゃダメだよ」
「自分のやりたいことが書ける」ということは、質問をする意味と回答をもらったその先が見えているということじゃないですか。
つまり、仕事の全体像を理解し、今必要なことがなんなのかを把握できているということです。
このためには、ある程度考える時間が必要です。
しかし、仕事を理解する上では不可欠な時間なので、他の仕事やメールは放っておいてでも考える時間をとるべきでしょう。
回答をもらった次のアクションも見えているので、結果的に仕事は早く進みますよ( ^ω^ )
相手が何を答えたらいいのか分かるように書く
今までこんなメールを送ったことありませんか？
「〜について、意向を伺わせていただけませんか？」
「〜について、どう考えていらっしゃいますか？」
これ、基本NGです。
相手が何について答えたらいいのか、瞬間的にイメージできないからです。
具体的には、5W1Hで聞くか、相手がYes or Noで答えられる形で聞けばOKです。
これが無理な場合もあるので、この時はもう少し具体的にしましょう。
上記の例を使うと、
「〜について、なにか不安に感じることはありますか？」
「〜について、私はこう考えておりますが、賛同いただける点や不明点はありますか？」
「どう考えているか」を「賛成か反対か」や「不安なのかどうか」など、もう１段情報を具体化するイメージです。
このような形で聞けないということは、相手への配慮を怠っている or 自分の中で整理できていない or 完全に知らない領域の話ということですよね。
理解できていないのは論外なので、人に聞く前にまず言語化する時間をとりましょう。
完全に知らない領域の話なのであれば、そもそもメールで聞くこと自体が間違いです。
答えをもらっても100％理解できないので、１５分でいいので会議設定しましょう。
なので、メールを書く時は、相手がパッと見で何を答えればいいか分かるように、5W1HかYes or Noで答えられる形で書くようにするといいですね。
ポイント
具体的に、もしくは5W1HかYes or Noで答えられる形で書く
仕事のメールで内容が伝わらないと、予想以上に損している
職場でこんな言葉を聞いたことありませんか？
「この人のメール、マジでなにいってんのかよく分からん。何言ってんねんこいつ。」
分かりやすい文章が書けないと、「無駄なやりとりで時間と労力がかかる＝コストがかかる」のは前述のとおりです。
しかしそれ以上に「何言ってんのかよくわかんないやつ」という烙印を、必要以上に押されてしまいます。
メールは、双方の理解を確認し合いながら話を進められない一方的なコミュニケーションだからです。
会議の場だと、「ごめん、どゆこと？もっかいいい？」と申し訳ない感じで気軽に聞けます。
しかし、メールでこれを言うと「お前の言ってることちんぷんかんだから、もっと分かりやすく説明してください」という冷酷な感じになっちゃいますよね。
なので「あなたのメール、なに言ってるのかよくわかりません」とは、みんな遠慮して言ってもくれません。
つまり、自分で意識するしか改善できないんですよね。
本記事で紹介した「結論→理由→今後→結論」という順番を守るだけでも、かなり伝わりやすくなります。
普段の報告やプレゼンでも使えるので、是非実践してみてください。
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振り返り
では最後に、本記事の内容を簡単にまとめます。
✔︎メールで質問をするとき
・件名冒頭に【】でメールの意図を示す
・本文は「結論→理由→今後→結論」の順で書く
・「理由」で、「自分のやりたいこと」を書く
・相手が何を答えたらいいのか分かる形で聞く
・受け手の立場に立ち、最後に読み返す
ただし、重要な内容のメールだけ。時間をかけすぎないように注意です！
僕もまだまだ勉強中なので、一緒に頑張りましょう！
今回もありがとうございました。