こんなお悩みにお応えします。
上司への報告、質問、連絡や後輩の指導やプレゼンなど、社会人は毎日人に説明することの連続です。
しかし、話しているうちに、自分でも何を言ってるのか分からなくなり、話が意味不明な着地をしてしまうときってありますよね。
「こいつ何言ってんの？」って思われてるのをヒシヒシと感じるあの空気、相当落ち込みます。。。
僕もまだまだですが、本記事で紹介する本の内容を考えるようになったことで、少しづつ改善できてきました。
さっそく紹介していきます。
本記事の信頼性
今の上司から紹介してもらったビジネス書の内容に、自分の経験、考えを加えて記事にしています。
著者は、東大卒の開米瑞浩（かいまい みずひろ）さんという方。
説明力、読解力、図解力、プレゼン力などについて、企業・官公庁で研修をされているそうです。
本書も「図解」と入っているだけあって、１つの内容に対して必ずイラストや図での説明がされており、頭に入ってきやすかったです。
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仕事でうまく説明できない人から脱却する３ステップ【話す前に整理しよう】
では、早速結論から書いていきます。
① 自分について考える
② 相手について考える
③ 説明する内容について考える
説明する前に、まずこの順番で自分の言いたいことを整理してみましょう。
理由は以下のとおりです。
・自分の説明したいことがなんなのかを明確にできる
・聞き手のレベルや求められていることに沿った内容に調整できる
・説明する量、レベルを調整できる
特徴は、説明したい内容を一番最後に考えることです。
説明ってまず、「自分」と「相手」がいますよね。
なので、まず「自分」と「相手」について考えておくことが、分かりやすい説明につながるということです。
順に説明していきます。
ポイント
説明の内容について考える前に、まず「自分」と「相手」について考えることが、分かりやすい説明につながる
自分について考える
「自分についてって言っても、何を考えるの？」と思われたかもしれません。
しかし、答えはとてもシンプルです。
それは「説明の目的、ゴール」です。
何のためにその説明をするのか、実は自分が分かっていなかったってこと意外とあるんですよね。
あなたが説明をして、得たいものはなんでしょうか？
例えば、
依頼 ： 購入検討、改善検討、仕事の依頼など
相談 ： 不明点の解決、現状の軌道修正、今後の計画立案など
このように、具体的に相手に何をしてほしいのかを先に言語化することで、説明のゴールを明確にできます。
まずは、自分が得たいもの＝説明のゴールについて考えてみましょう。
ポイント 相手のところに行く前に「これに答えてもらって、自分は何が得られるのか？何がしたいのか？」を考える
相手について考える
自分の得たいものが明確化できたら、次は相手について考えてみましょう。
具体的には、説明する内容について、相手が背景を知っているか、なんの話に興味がありそうかです。
例えば、
後輩：
細かな指示をもとに、ミスしないように作業を進めることが仕事
直属の上司、リーダー：
チームの仕事をスタッフを使って正確に回し、成果を出すことが仕事
部長：
目的、目標を考え、部として利益を上げることが仕事
他にも、マネージャーか否かなど相手の役職を知っておくと、説明の後に求められることが想定しやすいです。
なので、相手の立場を想像し、「もし自分が相手だったら、この話を聞いてやるべきことはなにか、必要な情報はなにか」と、視点をスイッチングして考えてみましょう。
相手がマネージャーのときは、売り上げ貢献につながる話ができるとポイント高いですよ( ^ω^ )
ポイント
自分の説明を聞く相手の仕事内容、知識レベル、役職を考えてみる
説明する内容について考える
ここまで来て、ようやくテーマについて考えます。
理由は前述の通りで、説明するレベル、量を相手に合わせるためです。
先の例を使うと
後輩：
目的、背景に加え、細かい仕事のやり方など、網羅的な情報が重要
直属の上司、リーダー：
細かな日程、準備状況、問題点など、粒度の小さい手段に関する情報の方が重要
部長：
目的、背景、コスト、メリット、デメリットなど、粒度の大きい情報の方が重要
つまり、相手にとって必要な情報を想定することで、必要なレベルの情報を的確に伝えられます。
まずは、自分と相手について理解してから、テーマについて考えるようにしましょう。
ポイント
想定した相手が、自分の説明を理解し回答するために、必要な情報はなにかを考える。
仕事の説明をするときに使える型を紹介
とは言っても、明日から具体的にどうやって実行すればいいのか、ピンときていない方も多いと思います。
なのでここからは、明日から使える具体的な説明の型を紹介していきます。
今回紹介した本には、全部５つの説明の型が紹介されていました。
この中でも、すぐに仕事で使えそうだった２つのパターンだけ紹介します。
目的、手段、目標
一つ目の型が、「目的→手段→目標」です。
例えば、
現在、顧客満足度No.1を達成を目指しています。（目的）
このために、お客様の購買プロセスの最適化が必要です。（手段）
まずは２ヶ月間で２０店舗に聞き取り調査を行い、課題の特定までを行います。（目標）
こんな感じです。
目標に対する進捗具合を報告するなど、プロジェクトの進捗報告会で使えました。
定期的に進捗を報告し合う会議などがあれば、使ってみてください。
ポイント
進捗報告では、「目的→手段→目標」が使える
目的、課題、問題点、解決策
二つ目の型が、「目的→課題→問題点→解決策」です。
これは、何か問題が発生したときの相談で使えました。
それは、本書では以下のように説明されています。
課題：
良いこと、達成したいこと
問題点：
悪いこと、あってはならないこと
「課題＝問題点」と認識している人が多いです。
しかし、これを使い分けると、説明がきれいにまとまります。
例えば、
商品カタログについて、お客様がもっと見やすく、開きたくなるようなカタログにするための改善活動をしています。（目的）
このためには、使用しているイラストをスタイリッシュな３Dイラストにする必要があります。（課題）
しかし、使用するイラストの都合上、場所によっては色が白く飛んでしまいます。毎回修正コストも発生します。（問題点）
このために、〜〜と〜〜をすれば、解決できると考えています。（解決策）
こんな感じです。
課題と問題点を分けることで、必要なことに対してうまくいっていないことが分かりやすいですよね。
上司になにか相談をするときなどに、是非使ってみてください。
ポイント
問題が発生したときの相談、質問のときは、「目的→課題→問題点→解決策」が使える
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振り返り
では、本記事の内容をまとめます。
✔︎仕事で説明をするときは
ポイント
① 自分について考える
② 相手について考える
③ 説明する内容について考える
✔︎明日から使える説明の型は
ポイント
① 進捗報告など：
「目的→手段→目標」
② 問題が発生したときの相談など：
「目的→課題→問題点→解決策」
共に頑張りましょう！
今回もありがとうございました。