【設計図が全て】プレゼンの準備のやり方【初心者も経験者もやるべき】

こんな不安に答えます。僕は、学業成績こそどん底キープ君でしたが、なぜかプレゼンは好きだったようで、旧帝大生もいる約100名が発表する学会で、上位４名が受賞できる学会賞を２回受賞したことがあります。こんな僕ですが、今回は「プレゼンの準備のやり方」について、紹介していきます。普段のミーティングにも十分使える内容なので、是非参考にしてみてください。早速みていきましょう。

【やり方紹介】初心者も経験者も、まずはプレゼンの設計図を作りましょう

結論、こんな感じで準備を進めましょう。

>>Point

プレゼンのゴールを決める
説明する内容を選別する
選別した内容を深掘る
柱を３つ決める
資料を作成する
発表練習する

まず初めに頭に入れるべきポイントは、プレゼンで話す内容は、ゴールから逆算して決めるということです。プレゼンのゴールとは「聞き手にどうなってほしいか」です。というのも、そもそもプレゼンは、聞き手にアクションを起こしてもらうための手段の一つだからです。例えば、商品を買ってもらうことが目的のプレゼンで、商品の機能を事細かに説明しても相手には響きません。買ってもらうには「その機能はどう使えるのか、メリットとデメリットは何か、他社との比較情報、相手のスタイルに当てはまり、お金を払った分だけの対価を得られるのか」などを説明すべきです。なので、自分が話したいことを話すのではなく、まず相手のことを考えて構成を決める必要があります。まずは、プレゼン自体の設計図を作りましょう。全体にかかる時間の半分は、設計図作りに投下していいと思います。では、順に説明していきます。

聞き手が何を求めているのかを考える

ここを間違うと、どれだけ立派な資料を作っても意味がなくなるので、上司や聞き手のことをよく知る経験者と、しっかり相談して決めましょう。まず考えるべきは、プレゼンの目的と聞き手の仕事です。目的が営業なのか、教育なのか、承認依頼なのか、ただの情報共有なのか、この辺を明確にすれば、何を伝えるべきかがわかります。例えば

・営業 →聞き手はお客様。自社・自分に利益を出せる商品を購入したい。・教育 →聞き手はサプライヤー、グループ会社の社員、同僚など。得た情報を持ち帰り、自分の組織や部下を教育したり、自分のアウトプットを向上させなくてはならない。・承認聞き手は役職の高い上司。その商品やサービスを見極め、利益を出さなければならない。

こんな感じで、まず最初に、プレゼンの目的と聞き手の仕事を明確にしましょう。ここが最重要です。

説明する内容を選別する

次は、プレゼンで伝えるべき内容を選別していきます。目的と聞き手の仕事が明確になれば、おのずと伝えるべき内容は見えてきます。先ほどの例だと

・営業 →聞き手はお客様。自社・自分に利益を出せる商品を購入したい。 →→商品概要・商品を買うメリットとデメリット・効果的な使い方・他社比較など ・教育 →聞き手はサプライヤー、グループ会社の社員、同僚など。得た情報を持ち帰り、自分の組織や部下を教育したり、自分のアウトプットを向上させなければならない。 →→商品の具体的な知識・訴求ポイント・売り方・直し方・注文方法や日程など ・承認聞き手は役職の高い上司。その商品やサービスを見極め、利益を出さなければならない。 →→商品概要・売れる見込み・数・利益・今やる必要性など

プレゼンの目的と相手の仕事を明確にすれば、伝えるべき内容も浮き彫りになります。

選別した内容を深掘る

伝えるべき内容が固まってきたら、その情報をとことん深掘りします。このとき使えるのが、5W1Hです。

>>Point

What：その商品・サービスはそもそもなんなのか
Who：誰が使うのか、どんな人のための商品・サービスなのか
Where：どこで使える商品・サービスなのか
When：いつ or いつから使える商品・サービスなのか
Why：なぜその商品・サービスを使う必要があるのか
How：どうやってその商品・サービスを使えばいいのか

相手の立場によって内容は少し変化しますので、聞き手目線に立って、分解しながら考えてみましょう。これが全て説明できれば、その商品についてはおおよそ理解できた人になっていると思います。

プレゼンの柱を３つ決める

ここまできたら、設計図もほぼできたも同然です。実際にプレゼンしている状況をイメージしながら、目次となる柱を３つ決めましょう。例えば

・営業 →聞き手はお客様。自社・自分に利益を出せる商品を購入したい。 →→商品概要・商品を買うメリットとデメリット・効果的な使い方・他社比較など

①〜とは？　②メリット・デメリットと効果的な使い方　③他社比較

・教育 →聞き手はサプライヤー、グループ会社の社員、同僚など。得た情報を持ち帰り、自分の組織や部下を教育したり、自分のアウトプットを向上させなければならない。 →→商品の具体的な知識・訴求ポイント・売り方・直し方・注文方法や日程など ①これまでの商品との違いと目的　②商品詳細説明　③供給日程と手法 ・承認聞き手は役職の高い上司。その商品やサービスを見極め、利益を出さなければならない。 →→商品概要・売れる見込み・数・利益・今やる必要性など ①市場状況と課題　②想定される利用者・販売数・利益　③今後やることと日程感

ざっくりこんな感じですかね。何を話すか、ほぼクリアになりました。

資料を作成する

ここまで来て、ようやく資料作成に取り掛かります。プレゼンと聞くと、いきなりパワポを作り始める人がいますが、あとで大量の手戻りをくらったり、求められていることとミスマッチしたりするので、いきなり資料作成はやめておいた方がいいです。まずは、設計図を作りましょう。設計図ができていれば、正直あとは資料の体裁の問題なので、好きな感じで作っちゃっていいと思います。見た目より中身ですね。

発表練習する

規模の大きなプレゼンであれば、声に出して練習するのは必須です。いざ本番になると上がってしまうので、発表練習はしておきましょう。僕は、平日は残業時間に会議室を借りて、土日は車の中で練習していました。２〜３回やっておくだけで、だいぶ違いました。設計図作成＋発表練習までしておくと、本番無双できます。ここまで、プレゼンのやり方について説明してきました。やり方は人それぞれですが、本質的には「事前にどこまで徹底して準備するか」が明暗を分けると思います。プレゼンは他人の感情を直接動かせる場なので、普段の実務よりも自分の能力をアピールできるチャンスです。満足のいく結果が得られるように、しっかりと準備して挑みましょう。