会議で質問が思い浮かばないときに聞くこと
結論、質問が思い浮かばないときは、議題に関する以下のことを聞いてみてください。 順に説明していきます。ゴール
「今日はなにをどこまで決める会議なのか」 当然すぎですが、何かを決めるためにわざわざ集まって会議しているはずなので、ここを明確にしておきましょう。 ゴールを共有せずに「ワイガヤ」とか「キックオフ」とかいって、会議が開催されることがありますが、こういう会議でも、なにをどこまで決めるのかはきちんと明確にすべきです。無駄な時間になったり、せっかくいろいろ決めても、後で大量の作業手戻りが発生したりするので、全体のロードマップとゴールをクリアにしておきましょう。 また、例え納得できないゴール設定であったとしても、自分の権限ではどうしよもないこともあるため、その時は素直に従いましょう。上と喧嘩したって損しかないないので・・・。僕、一時期噛み付いて評価下げられましたm(__)m。 具体的な聞き方はこんな感じです。
・今日は〜を決めるのがメインテーマという理解でいいですか?
・うちの部としてのアウトプットは、〜ということですか?
・最終的なゴールは〜ということですか?
言葉の定義
初めて聞くワードの意味はもちろんですが、曖昧に感じるワードの意味は、全て明確にするクセをつけましょう。 現状を正しく認識できますし、他の出席者と共通認識も取れます。 僕の体験談でいうと「情報」というワード。 ある会議で「製品の使用情報を市場から早く、効率よく取れるようにするための方法を考える」という議題があったので「僕たちが欲しい情報って具体的になんですか?」って聞いたら「そこを具体的にしないといけないんだよね」って返ってきました。正直「まじかよ・・・」って思いました。何年も運用してる情報収集スキームを改善する話なのに、なんの情報が欲しいのかさえ明確になっていなかったんです。 こんな感じで、仕事って実はかなり曖昧な状態で成り立っていることがあるので、言葉の意味を明確にする質問には大いに意味がありますよ。 ちなみに僕は、いつもこんな感じで聞いています。
・すみません。〜の定義がわかりません。
・〜って、具体的になんですか?
トリガー
お次はこれ。「引き金」ですね。 これを聞けば、自分たちの仕事内容とそのタイミングを明確にできます。 例えば、「自分たちが然るべきタイミングで自発的にアクションして、他部門に働きかけていく仕事」なのか、それとも「他部門から連絡があったときに動く受動的な仕事」なのかが分かれます。自発的にアクションする仕事であれば、忘れないように部の週間カレンダーに入れ、漏れを失くすことが必要になります。逆に他部門の業務がトリガーであれば、連絡が来るまでに準備しておくべきことなど、決めることが微妙に変わってきます。 このトリガーを聞くことで、仕事の責任部門や自分たちのやるべきこととタイミングが明確になります。 僕はいつもこんな感じで、シンプルに聞いてますね。
・この仕事のトリガーはなんですか?
・このPJで僕らがやるべきこととタイミングはいつですか?
費用対効果
つまり、リードタイム・コスト vs 効果です。 これを聞くと、活動そのものの存在意義を確かめられます。 そもそも全てのプロジェクトは自社利益のためにやっていることなので、投資とリターンがアンマッチであれば、やる意味がありません。 とはいえこの部分は、平社員ではどうにもできない部分なので、手段が目的になってしまっていても、やることになったらやるしかありません。こうなったら、できるだけ活動から距離を置き、最低限の仕事量で終わるように自分の仕事を調整しましょう。全体利益につながりにくい仕事に力を割いても、実績が得られません。ほどほどのアウトプットを狙いましょう。 具体的には
・この活動をして得られる効果ってなんですか?
・このフロー、どれだけ時間かかるんですか?
・このフロー作るのにどれだけコストかかるんですか?