こんな悩みに答えます。
本記事の内容
- 仕事のミスを無くすための方法
- 仕事でミスをしたときにとるべき行動
- 仕事でミスを減らすためのおすすめのビジネス書
僕はこれまで、仕事に当事者意識のカケラもないクソリーマンだったんですが、ほぼ最低の人事評価をもらったことをきっかけに、ビジネス書を読みながら行動改善を開始しました。体験談は【人事評価の上げ方】最高評価を取る簡単な方法で紹介しています。
本記事の内容は、その過程で効果のあった経験のひとつです。
早速紹介していきます。
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仕事でミスが多い人がやるべき３つの対策【評価も上がる】
結論、こんな感じです。
１つずつ説明していきます。
背景・目的・手段をオウム返しする
いきなりですが、以下の２つのうち、どっちがアホに思われると思いますか？
例①
上司：
「Kitsくん、この仕事やっといてくれへん？今〜〜〜っていう状況なんよ」
Kits：
「それって要するに、この人らが〜っていう状況で困ってるから、〜をすればこの人らがハッピーになると。だから僕は〜までに〜をしなきゃいけないと。こういうイメージですよね？」
→ミスする
例②
上司：
「Kitsくん、この仕事やっといてくれへん？今〜〜〜っていう状況なんよ」
Kits：
「はーいこれやっとけばいいんですね。了解です」
→ミスする
まぁ当然②ですよね。
まず、上司の安心感が違います。仮にミスをされても「まぁ本質は捉えていたし、不注意によるミスかな。次はこの辺ちゃんと説明したるか」で終わりです。
でも、②だと「こいつわかってなかったんかい。なんで聞かんねん」となります。
自分としても、誰のために、何を、いつまでに、どうやってやるのかをその場で確認できるので、効率的だしミスも減らせますね。これを繰り返していると、その場で質問も出てくるようになり、ますます効果的です。
理解力や瞬発力を鍛えられるので、何か仕事をもらった時は、背景・目的・手段をその場で要約して伝えるようにしてください。上司も安心ですし、仮にミスしたとしても「俺、ミスったけど大きく外れてはいなかったな」と思えて、心が楽になります。
ミスをしたら、失敗と対策をノートに書く
ミスをしたら、原因と対策を考え、ノートに書き出しましょう。これを継続し書き溜めていけば、自分だけの失敗対策集が出来上がります。経験上、これが一番効果的だと思いました。
やり方は、ノートを縦に２つに折り、左側に「失敗内容」、右側に「対策」を書くだけです。
僕はこんな感じでやっています
失敗内容
①メールの宛先を間違えた
②エクセルに入力する数値を間違えた
③メール展開した内容が間違っていた
④メールで相手とやりとり噛み合わず、上司にフォローされた
⑤会議をうまく進められず、決めるべきことをひとつ忘れた
⑥部長から「あの時の資料をくれ」と言われたが、失くしていた
対策
①新しい人にメールを送る前には、性と名だけでなく、所属も一緒に確認する。できれば、周りに聞く
②基データが紙ベースであれば、ディスプレイを指差し確認する。データであれば、重複確認する機能で確認する。できれば1日置いて、翌日再確認する。
③他案件とごちゃ混ぜになってしまっていた。各案件の進捗を管理するために、進捗日と状況をまとめたフォーマットを作成する。
④すれ違いポイントは＊＊。つまり５W1HでいうところのWhere。直接面識のない人とメールでやりとりする時は、送る前に５W1Hが正しく網羅できているか確認してから送信する
⑤意見をまとめきれず議題から外れていってしまった。今後は、会議を始める前に、まず決めることと決め方を伝え、漏れたら教えてくださいと宣言する。
⑥紙資料は業者に頼んで定期的に電子化する。
これは、僕のこれまでの失敗メモから抜き出してきたモノの一部です。この記事を書くためにメモの数を振り返ったら、１年間で６７項目書き溜めてありました。時々見返すだけで、自分がミスしやすいことやポイントを振り返れる最高の参考書になっています。
上の例だと簡単にしてますが、人の名前とか日時とか、失敗した状況を具体的に書いておくと、後で見た時に思い出しやすいですね。
これは、SHOWROOM社長の「メモの魔力」を読んで始めました。これ勉強になるのでおすすめです。
失敗以外にも、成功体験やできる人の言動も同じように書いておくといいです。アンテナが高くなり、全ての会議が勉強の場になりますよ。
失敗して落ち込んだら、これをするだけで一気に心が回復するので、落ち込みやすい人は是非やってみてほしいです。ほんとに、これやれば前向きになれます。
チーム全体に共有する
もしあなたのミスが、他の人もやりそうなものであれば、その原因と対策はチームに共有しましょう。メールでも定例会議のときでもいいです。
シンプルに、チーム全体のミス防止に繋がります。
そしてここが、自分の評価をあげる最大のポイントです。自分の考えた対策が認められなくても、数をこなすうちに質も上がっていきますし、発言力も高まります。経験的には、発言力が高まるのを実感できました。
そもそも僕たち機械じゃないので、ミスをゼロにするのは無理な話ですよね。ミスの原因は仕組みにあると考えて、ミスをしたらバンバン改善策を考え、役に立ちそうなものを共有していけば、それでOKです。
このあたりの内容は、以下の本にまとめられています。この本も割とよかったです。
この本はNewspicksでも記事として取り上げられていますね。
なぜかミスが多い人は"この４つ"に原因がある by Newspicks
ここで書いたことは、当たり前っちゃ当たり前の内容なんですが、ちゃんとやってる人はほとんどいないと思います。
なんなら、仕事中机に向かって何か書いている人って、ほとんどいなくないですか？
失敗したら紙に書いて振り返ることさえを習慣にすれば、それだけで周りと差がつくので是非始めてみてください。僕も頑張ります。